Otel Resepsiyonlarında İletişim Devrimi: Bulut Santral (PBX)
Bir otel resepsiyonunun gün içindeki en yoğun ve stresli anları, telefonların durmadan çaldığı, check-in ve check-out sıralarının oluştuğu anlardır. Geleneksel fiziksel telefon santrallerinde arayan misafiri tanımak için isim sormak, odasını veya geçmiş rezervasyonunu sistemden manuel olarak aratmak büyük bir zaman kaybıdır.
Günümüzde modern otelciliğin en büyük rekabet avantajı, otel programı (PMS) ile tam entegre çalışan Bulut Santral (IP PBX) teknolojileridir. Otelsoft, Türkiye'nin lider bulut iletişim platformu Verimor başta olmak üzere yeni nesil IP santral sistemleriyle çift yönlü entegrasyon sunar.
Telefon Çaldığı Anda Arayanı Tanıyın (Caller ID Pop-up)
Otelsoft Bulut Santral entegrasyonu sayesinde resepsiyon telefonunuz çaldığı milisaniyede bilgisayar ekranınızda bir pop-up pencere açılır. Arayan misafirin adı, soyadı, daha önce otelinizde kaç defa konakladığı, VIP statüsü, harcama alışkanlıkları ve aktif bir rezervasyonu olup olmadığı anında ekrana yansır.
Bulut Santral (PBX) Entegrasyonunun Otellere Sağladığı 5 Büyük Avantaj
Otelinizin iletişim altyapısını Otelsoft bulut PMS ile birleştirdiğinizde elde edeceğiniz operasyonel faydalar:
1. Kişiselleştirilmiş Misafir Deneyimi (VIP Karşılama)
Arayan misafiri "Efendim adınız neydi, rezervasyon numaranızı alabilir miyim?" diye karşılamak yerine; "Ahmet Bey tekrar merhaba! Otelimize yeniden hoş geldiniz, geçen seferki deniz manzaralı odanızı mı ayırtalım?" şeklinde karşılamak muazzam bir aidiyet ve misafir sadakati (loyalty) yaratır.
2. Kaçan Çağrıların Takibi ve Satışa Dönüştürülmesi
Gece saatlerinde veya resepsiyonun yoğun olduğu anlarda yanıtlanamayan çağrılar, otel programınızda "Kaçan Çağrılar Listesi" olarak kayıt altına alınır. Resepsiyon veya satış ekibiniz bu listeyi tek tıkla arayarak kaçan potansiyel rezervasyonları %40 oranında yeniden satışa kazandırır.
3. Ses Kaydı ve Kalite Kontrolü (KVKK Uyumlu)
Acenteler veya misafirlerle telefonda yapılan oda tipi, fiyat ve iptal şartları anlaşmazlıklarını çözmek için tüm görüşme ses kayıtları bulut sunucularda güvenle saklanır. Gerektiğinde otel yönetimi tarafından program üzerinden dinlenebilir.
4. Oda Telefonlarından Uyandırma ve Folyo Ücretlendirmesi
Misafirlerin odalarından yaptıkları dış aramalar (şehirlerarası veya milletlerarası) otomatik olarak süre ve ücret hesaplanarak misafir folyosuna borç olarak işlenir. Ayrıca resepsiyon üzerinden planlanan otomatik uyandırma çağrıları santral tarafından saniye saniye yönetilir.
5. Donanım, Bakım ve Kablo Kirliliğine Son
Fiziksel santral kutuları, bakır kablo arızaları ve yıllık yüksek bakım sözleşmeleri tarih olur. İnternet olan her yer, otelinizin bir santral abonesidir!
Sonuç: İletişim Gücünüzü Satışa Çevirin
Otelinizin misafirle ilk temas noktası olan telefon görüşmelerini profesyonelleştirmek, personel verimliliğini artırmak ve satış kaçırmamak için Otelsoft bulut otel programı ve Verimor PBX entegrasyonu ile hemen tanışın. Detaylı bilgi ve randevu için bizimle iletişime geçin.